+7 (495) 332-37-90Москва и область +7 (812) 449-45-96 Доб. 640Санкт-Петербург и область

Можно ли использовать в работе внутри организации сканы документов

Все об электронных архивах на элархиво. Вариант 1. Первичный учетный документ составлен в бумажной форме и подписан собственноручной подписью уполномоченного лица или нескольких лиц. У него может быть электронный образ копия. Этот образ копия может быть заверен или не заверен электронной подписью уполномоченного лица. Вариант 2.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Использование скан-копии документов

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Ролик «Внутренние документы в 1С:Документооборот»

Многие организации переходят на электронный документооборот. Тем более что и общение с контролирующими органами все чаще происходит виртуально. Ответить на вопросы читателей о том, как его наладить, согласилась одна из лучших российских экспертов в области электронного документооборота, налогообложения и бухгалтерского учета.

Ольга Гелиевна, вопрос от нашего читателя: можно ли один и тот же документ составлять и в электронном, и в бумажном виде? Скажем, продавец составляет счета-фактуры на компьютере, ведет книгу продаж на компьютере, а покупателю выставляет счета-фактуры в бумажном виде?

Но давайте лучше начнем не со счета-фактуры, а с обычного первичного учетного документа, например на отгрузку товара покупателю, это будет проще и нагляднее. Как он создается? Заходим в программу, на экране компьютера формируем документ на отгрузку, например ТОРГ Эти данные в итоге автоматически разносятся по регистрам бухгалтерского и налогового учета. Распечатываем форму ТОРГ Со стороны продавца ее собственноручно подписывает лицо, ответственное за оформление этой операции.

По факту передачи товара покупателю в этой форме появляется еще и подпись представителя покупателя. Лапина: Конечно.

Ведь юридическую силу документа, подтверждающего возникновение прав и обязанностей сторон по итогам сделки, будет иметь только информация на бумаге, заверенная уполномоченными представителями сторон. Даже если по факту отгрузки информация была передана контрагенту по каналам связи в электронном виде, например по email. Или контрагент, подписав со своей стороны бумажный документ, сделал его скан-образ, заверил и для ускорения обмена информацией прислал по электронной почте в вашу организацию.

Или если вы сами сделаете скан-образ документа и будете использовать его, в частности, для внутреннего контроля. Во всех этих случаях первичный учетный документ имеет только бумажную форму. Но, на мой взгляд, важно, что оно дано не само по себе, а в тексте статьи ГК, посвященной форме договора. Некоторую ясность вносит и Постановление Пленума Верховного суда, допускающее в принципе в определенных ситуациях юридические последствия электронного общени я п.

Но не думаю, что то же самое относится к способу составления электронного первичного учетного документа. Как известно, первичный учетный документ должен иметь подпись уполномоченного лица или лиц подп.

Значит, речь идет о влекущем гражданско-правовые последствия документе в бумажном виде. Аналогично и распечатка скан-копии счета-фактуры не может определять налоговые последствия. Даже если такой скан передать через оператора электронного документооборота. Ни передача скан-копии продавцом, ни наличие ее распечатки у покупателя не подтверждают выставление счета-фактуры по требованиям ст. Лапина: Если мы говорим о гражданских отношениях сторон, то нет. Фактически руководитель этим просто подтверждает, что такой документ, подписанный двумя сторонами, на бумаге действительно в организации имеется.

Лапина: Известно, что при проверках налоговые органы в основном работают не с подлинниками, а с копиями бумажных документов. Поэтому, вместо того чтобы копировать бумажные документы снова на бумагу, заверять их подписью руководителя и печатью и передавать в инспекцию на бумаг е п. Но только при одном условии: передаваемый файл должен быть сформирован по формату, утвержденному ФНС Росси и п.

Ведь в противном случае налоговому органу, чтобы обеспечить прием файлов разных форматов, пришлось бы разрабатывать отдельное программное обеспечение под каждого налогоплательщика. Здесь есть две особенности. При этом на представляемый в виде скан-образа документ придется составить опись. То есть в передаваемую в налоговый орган структурированную информацию надо включить не просто файл сканированного документа.

Имя такого файла для доступа к нему указывается в определенной структуре элементов, содержащих дополнительную обязательную информацию. Приказом ФНС от Честно говоря, эти ограничения и необходимость формировать вручную достаточно большой объем информации, которая организации нужна только для возможности передачи скан-образов в налоговые органы, затрудняют использование такого способа взаимодействия организаций и налоговых органов. Лапина: Да, насколько мне известно, в настоящее время прорабатываются возможности и условия снятия ограничения по видам документов, сканы которых можно будет передавать в налоговые органы.

Эти поправки в интересах и организаций, и налоговых органов. Организациям не хочется тратить время и бумагу на копирование документов. При этом не нести расходы по хранению бумажных копий. Рассматривается даже возможность вообще отказаться от описи сканированных документов Хотя моя личная точка зрения состоит в том, что надо свести такую опись к минимальному количеству показателей, которые позволят выбрать нужный документ из массива представленных данных.

Для налогоплательщиков не было бы обременительным представление таких сведений, поскольку они все равно формируются в организации для работы с документом. Но глобальных задач по удешевлению себестоимости и повышению эффективности хозяйственной деятельности она не решает.

Поэтому гораздо актуальнее и перспективнее создание первичных учетных документов, а также счетов-фактур сразу в электронном виде. То есть информация документа формируется на экране компьютера, попадает в электронный файл и этот файл подписывается электронной подписью лица, уполномоченного на оформление операции. Перевод всех бумажных документов в электронные образы и их заверение электронной подписью не решает проблему, так как не освобождает организации от необходимости хранения бумажных подлинников.

Если возникнет спор, то не заверенный нотариусом или судом электронный образ не заменит оригинал, суды их обоснованно не принимаю т см. Поэтому уничтожать бумажные оригиналы по мере их перевода в электронные образы просто с заверением таких образов электронной подписью руководителя организации нельзя. Лапина: Потому что нет источников искажения информации.

Человеческого фактора в этой цепочке нет. Но если сформированный в автоматизированной системе продавца счет-фактура распечатывается на бумаге и передается покупателю, то покупателю приходится вручную набивать данные счета-фактуры для ввода в свою автоматизированную систему.

Ошибки неизбежны. Поэтому крупнейшие налогоплательщики, прежде всего торговые сети, уже сейчас ведут серьезные работы для перехода на использование безбумажных технологий.

Лапина: Для бухгалтера изначально важно не путаться в понятиях и четко понимать, что в организации может быть два принципиально разных типа первичных учетных документов в электронном виде. Первичный учетный документ составлен в бумажной форме и подписан собственноручной подписью уполномоченного лица или нескольких лиц. Этот образ копия может быть заверен или не заверен электронной подписью уполномоченного лица.

Первичный учетный документ составлен в электронной форме и подписан электронной подписью уполномоченного лица лиц. Эти файлы подвергаются автоматизированным преобразованиям и обработкам. Для того чтобы прочесть содержимое переданного в электронном виде сообщения, надо точно знать состав передаваемых в файле смысловых показателей, их последовательность, тип и длину полей каждого показателя.

Под каждый конкретный применяемый в организации формат нужно будет иметь специальное программное обеспечение. Принимающая сторона, зная формат, с помощью своих программных средств может вывести на экран монитора визуальную форму созданного в электронном виде документа.

Но это просто разное визуальное представление едино понимаемой информации, которое не мешает каждой из сторон адекватно воспринимать ее смысл. Такое разделение, в частности, приводит Росархив в Рекомендациях: электронные образы документов на бумажных носителях в Перечни электронных документов не включаютс я п.

Приказом Росархива от Можно ли на этапе внедрения электронного документооборота составлять для надежности документы и в бумажном, и в электроном виде? Закон о бухучете формально это допускае т п. Есть структурированная информация в электронном виде, которую нельзя изменить после того, как она заверена электронной подписью.

Если информацию об этой же операции распечатают на бумаге и ее подпишут обе стороны договора, получится второй документ об одном и том же. Эти два документа будут равносильны.

Но где гарантия, что они идентичны? На каком основании отражать в учете только один из двух документов? Счет-фактура выставляется на бумаге, если покупатель в силу любых причин не получил электронный счет-фактур у п. Но как только по проблемному электронному счету-фактуре выставляется бумажный счет-фактура, первоначальный счет-фактура, выставленный в электронной форме, становится недействительным.

Никаких двух счетов-фактур в этом случае не возникает. Оформление и регистрация идут полностью по бумажному варианту, то есть, к примеру, нужна дополнительная подпись бухгалтера. Если ранее созданный электронный счет-фактура потом вдруг всплывет и окажется, что он отличается от бумажного, никаких споров быть не может: при наличии бумажного варианта этот электронный счет-фактура больше не является документом. Но надо понимать, что такие правила специально закреплены в налоговом законодательстве для счета-фактуры как документа, специально создаваемого для контроля за НДС.

Поэтому я исключила бы возможность формировать их одновременно в бумажном и электронном виде чисто из практических соображений.

Ведь прямо установлено, что если по закону или договору первичный учетный документ должен представляться другому лицу или в госорган на бумажном носителе, а у организации это электронный документ, то по требованию получателя организация должна изготовить на бумажном носителе его копи ю п.

То есть речь не о том, что она должна иметь сразу два параллельных документа, а о том, что следует именно сделать бумажную копию электронного документа. Используется для индексации зарплаты. Используется для расчёта отдельных показателей. Что нужно сделать. КБК что нового. Бухучет запасов: новая версия учетного стандарта. Точечные изменения для НДФЛ-агентов.

ПСН перезагрузка. СЗВ-ТД: версия Обновление инвестиционного налогового вычета. Применение предпринимателями ПСН ограничили. Среднесписочная численность: январь подкрался незаметно. Экологический сбор: что нового. Увольнение дистанционщиков: что говорят суды. Смена ф. Детские пособия: индексация Когда инспектору нужен эксперт.

Софт сводился к минимальному набору опций сканирования цвет, контрастность, яркость. Сохранение безопасности данных — задача из топ-списка любого бизнеса. Утечка информации может грозить серьезными последствиями для деятельности всего предприятия.

Оцифровка архивных документов производится с целью формирования электронного фонда пользования ЭФП. Электронный фонд пользования представляет собой совокупность электронных копий документов Архивного фонда, записанную на цифровые носители, и предназначенную для использования вместо подлинников документов, что должно обеспечить:. Позиционирование электронных копий архивных документов и электронного фонда пользования в качестве страхового фонда архивной документации недопустимо [33]. Порядок создания электронного фонда пользования электронных копий архивных документов является одной из важных задач деятельности архива и должен быть регламентирован специально разработанным Регламентом создания электронного фонда пользования электронных копий архивных документов , утвержденным в установленном порядке после его рассмотрения и одобрения на методической комиссии и обсуждения на дирекции архива. Данные копии предназначены для постоянного использования с целью последующей переработки ЭФП-2 ;. Основные технологические операции создания электронных копий архивных документов:.

Электронный документ — не просто созданный на компьютере

Многие организации переходят на электронный документооборот. Тем более что и общение с контролирующими органами все чаще происходит виртуально. Ответить на вопросы читателей о том, как его наладить, согласилась одна из лучших российских экспертов в области электронного документооборота, налогообложения и бухгалтерского учета. Ольга Гелиевна, вопрос от нашего читателя: можно ли один и тот же документ составлять и в электронном, и в бумажном виде? Скажем, продавец составляет счета-фактуры на компьютере, ведет книгу продаж на компьютере, а покупателю выставляет счета-фактуры в бумажном виде? Но давайте лучше начнем не со счета-фактуры, а с обычного первичного учетного документа, например на отгрузку товара покупателю, это будет проще и нагляднее.

Каким должно быть умное сканирование документов?

А в серьёзных случаях необходимо зарегистрировать персональную ЭП. Разделим обмен электронных документов на два вида: обмен сканами и обмен документами. Задача: присланный документ нужно распечатать, поставить подпись и отправить назад скан с подписью. Это самый простой способ, который используется в некоторых организациях, где юридическая сила документа не так важна, а все договорённости условные.

Еще два года назад в нашей компании работа над возвратом документов почти не велась.

Звонок бесплатный по телефону 8 98 66! Это профессиональный сайт для бухгалтеров госучреждений. Чтобы обеспечить качество материалов и защитить авторские права редакции, статьи доступны только зарегистрированным пользователям. Чтобы продолжить чтение, зарегистрируйтесь. Это бесплатно. После регистрации вы увидите свой результат теста и рекомендации по обучению. Портал содержит эксклюзивные авторские статьи и обзоры на тему учета в госучреждениях с примерами заполнения форм.

О возврате документов: рассказывает бухгалтер

Об 1С:ИТС. Заказать ИТС. Купить кассу. Тематические подборки.

Как обеспечить контроль документов в любой точке: у контрагента, менеджера или в бухгалтерии, можно ли увеличить скорость получения документов руководителем или заинтересованными лицами без автоматизации, есть ли правила документооборота, которые помогут организовать поток документов самым оптимальным образом? Читайте ответы на эти и другие вопросы ниже.

.

Оцифровка архивных документов производится с целью с учетом предложений от отделов использования документов, Система освещения располагаться ниже сканирующей головы для получения лучшего качества скана; Возможность работы как с прижимным стеклом, так и без.

6 правил ведения документооборота в организации

.

Можно ли использовать в работе внутри организации сканы документов

.

2. Организация работ по оцифровке архивных документов

.

.

.

.

Комментарии 2
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Филипп

    Тарас, интересные видео и классный канал, спасибо!

  2. Ева

    Кто верит в то, что камера случайно не работала в тот самый момент и видеозаписи на сохранилась как это часто случается ; , а моральный вред это сколько?

© 2018-2022 spb-avia.ru